Structuring The Project
Pada tahap inisiasi proyek kita melakukan analisis biaya dan keuntungan, sebelum kita melanjutkan ke tahap yang lebih rinci seperti mengestimasi berapa lama suatu proyek akan berlangsung dan berapa banyak biaya yang diperlukan, kita perlu memiliki gambaran tentang pekerjaan yang akan dilakukan didalam proyek dan siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa cara, salah satunya adalah dengan membuat struktur organisasi proyek.
Organisasi Proyek
Dalam pelaksanaan sebuah proyek dibutuhkan sebuah wadah atau sarana sehingga dalam pengelolaan proyek kegiatan yang dilakukan memiliki program, visi, misi, dan tujuan yang jelas sehingga pelaksanaan kegiatan proyek memiliki batasan dan standar yang telah disepakati dan dilaksanakan dengan maksimal oleh personel penanggung jawab masing-masing kegiatan.
Pengertian Organisasi Menurut Ahli
Menurut James D Mooney, Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.
Fungsi Organisasi
Merupakan sarana dimana para peserta atau anggota bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama yang tidak mungkin diperoleh bila kita bekerja sendiri-sendiri.
Memberikan pengetahuan secara continue baik mengenai:
Pengaturan bagaimana bekerja sama
Adanya pembagian pekerjaan untuk menghindari tumpang tindih
Adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab
Merupakan sarana karir bagi kita
Organisasi Proyek
Suatu sarana dalam pencapaian tujuan dengan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek.
Agar Tujuan Organisasi Dapat Dicapai Dilakukan Proses Sebagai Berikut:
Identifikasi dan Pembagian Kegiatan
Pengelompokkan Penanggung Jawab Kegiatan
Penentuan Wewenang dan Tanggung Jawab
Menyusun Mekanisme Pengendalian
Struktur Organisasi Proyek
Adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi departemen atau posisi dalam suatu organisasi dan bagaimana mereka saling berhubungan
Dalam struktur organisasi tergambar adanya:
Pembagian pekerjaan
Pimpinan dan bawahan
Tipe-tipe pekerjaan yang harus dilaksanakan
Tingkatan-tingkatan dalam manajer
Menurut A.F. Stoner (1982), Struktur Organisasi Tergantung pada Variabel-variabel kunci, yaitu :
Strategi menentukan macam dan besar kecilnya suatu organisasi.
Teknologi mempengaruhi penentuan struktur organisasi karena struktur tertentu lebih sesuai untuk teknologi tertentu daripada struktur yang lain.
Lingkungan tempat beroperasi. Faktor ini sangat berpengaruh terhadap penentuan struktur organisasi.
Struktur Organisasi Proyek
Struktur organisasi proyek dibuat dengan situasi kultur dan keunikan berbeda berdasar kebutuhan sistem manajemen proyek. Oleh karena itu, organisasi proyek mempunyai susunan dan hierarki yang berlainan pula.
Pemilihan organisasi proyek didasarkan atas tingkat kebutuhan dan kompleksitas proyek; semakin kompleks proyek, semakin kompleks pula susunan organisasinya.
Organisasi Proyek Fungsional
Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal. Tanggung jawab organisasi proyek biasanya dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi fungsional perusahaan, karena itulah untuk proyek yang besar dapat mengganggu kegiatan keseluruhan, bila organisasi fungsional di gunakan.
Kelebihan Organisasi Proyek Fungsional:
Para spesialis tidak tergantung pada proyek tertentu, terdapat kemungkinan untuk menambah pengalaman dan keahlian
Setiap bidang keahlian menimbulkan fleksibilitas dalam pemanfaatan sumberdaya
Masing-masing kelompok mempunyai jaminan pekerjaan tetap dan adanya jalur kenaikan pangkat yang cukup jelas
Kekurangan Organisasi Proyek Fungsional:
Tidak adanya penanggung jawaban yang khusus mengenai penyelenggaraan proyek secara terpadu
Kurangnya penekanan pentingnya proyek karena manajer fungsional mengerjakan yang terbaik untuk bidangnya
Koordinasi horizontal antar bidang akan memerlukan waktu lama lebih-lebih kepada pihak diluar perusahaan
Lambat dalam menanggapi masalah diluar rencana karena informasi perlu disaring melewati beberapa lapisan jenjang fungsional
Organisasi Proyek Murni
Struktur organisasi proyek jenis ini merupakan bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manajer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun tetap dalam koordinasi perusahaan.
Struktur Organisasi Proyek Murni
Kendali didalam proyek membutuhkan organisasi sendiri dalam rangka mengelola tujuan, sasaran, dengan data, informasi serta sumber daya yang ada dan terbatas. Hal ini ditunjukkan dengan struktur organisasi personel proyek di slide berikutnya.
Struktur Organisasi Personel Proyek
Struktur organisasi personel proyek di slide sebelumnya menunjukkan hierarki tanggung jawab dan wewenang tugas dari masing-masing personel yang diarahkan dan dikendalikan oleh pucuk pimpinan yaitu manajer proyek. Otoritas proyek sepenuhnya ada pada manajer proyek, menjadi jembatan antara organisasi proyek dengan perusahaan serta pemilik proyek atau organisasi yang mewakilinya untuk melakukan koordinasi dan komunikasi dengan maksud agar tujuan dan sasaran proyek tercapai dengan efektif dan efisien.
Ciri-Ciri Organisasi Proyek Murni:
Pimpinan proyek mempunyai wewenang penuh dalam pengelolaan proyek
Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsional
Tenaga pelaksana dipindahkan kedalam organisasi proyek
Kelebihan Organisasi Proyek Murni:
Adanya komando tunggal yang memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan sasaran yang spesifik
Adanya status mandiri akan menimbulkan identitas tim
Memungkinkan ditanggapi perubahan dan diambilnya keputusan yang cepat
Dengan dipindahkan para spesialis dari organisasi fungsional kedalam organisasi proyek maka jalur komunikasi dan arah kerja lebih pendek
Kekurangan Organisasi Proyek Murni:
Biaya keseluruhan yang dikeluarkan cenderung mahal
Kurangnya efisiensi karena membagi dan memecah penggunaan sumber daya terutama bila proyek banyak dan tenaga spesialis terbatas serta pada waktu yang bersamaan
Organisasi Proyek Matriks
Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi fungsional perusahaan.
Kelebihan Organisasi Proyek Matriks:
Dapat diarahkan pada tujuan bersama yaitu terselesaikannya proyek
Jika proyek bersifat rahasia maka sebaran informasi dalam kelompok kerja dapat dikendalikan keamanannya
Kekurangan Organisasi Proyek Matriks:
Bila proyek itu besar hilangnya fleksibilitas jika pelaksana proyek ada yang sakit
Bila tidak terletak dalam satu atap maka manajer proyek akan memerlukan banyak waktu untuk menyelesaikan masalah kepegawaian dan teknik.
MANAJER PROYEK
Menurut Ritz (1994) Seorang manajer proyek berasal dari suatu institusi atau seorang pengusaha yang sinonim dengan pengurus, eksekutif, supervisor dan boss.
Menurut Project Management Body of Knowledge Guide (PMI 2001) Mengatakan bahwa manajer proyek seseorang yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah proyek.
Manajer Proyek Sebagai Kepala Tim Proyek
Mengelola berbagai macam kegiatan
Mengelola tenaga kerja dan tenaga ahli dalam jumlah besar terutama dalam aspek perencanaan
Mengelola pelaksanaan dan pengendalian untuk sasaran yang telah ditentukan, seperti jadwal, biaya dan mutu
Pada tahap pembangunan ia harus mampu mengintegrasikan dan mengsinkronisasikan kegiatan menjadi suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka mencapai sasaran.
Kriteria Manajer Proyek
Mempunyai orientasi yang kuat pada pencapaian tujuan, seperti :
Inisiatif. Kaya akan inisiatif.
Responsibility. Bertanggung jawab.
Fleksibilitas. Luwes dalam pendekatan tanpa mengorbankan sasaran pokoknya.
Kritis. Merespon sebuah pemikiran atau teorema yang diterima dengan mengevaluasi secara sistematis.
Menyukai tantangan dan memiliki sikap yang selalu bersedia dan siap menghadapi tantangan juga harus dapat meyakinkan kepada bawahan bahwa persoalan-persoalan tersebut adalah wajar dan merupakan tantangan yang harus dihadapi.
Mengantisipasi persoalan dengan tidak jemu-jemunya mengkaji dan menganalisis masalah tersebut dan mempersiapkan alternatif-alternatif pemecahannya.
Menguasai aspek hubungan antara manusia karena adanya hubungan vertical dan horizontal.
Generalisasi dan spesifikasi, yaitu menguasai keseluruhan kegiatan agar tercipta sinkronisasi kegiatan di bidang-bidang fungsional menjadi suatu kegiatan yang terpadu
Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan referent power.
Expert power : kemampuan untuk mengajak anggotanya untuk melakukan sesuatu demi terselenggaranya proyek, karena ia dianggap memiliki pengetahuan.
Referent power : kemampuan untuk membuat peserta proyek tanggap terhadap keinginan-keinginannya
Daftar Pustaka
Source : Buku I bahan ajar manajemen proyek. Disusun oleh : Drs. Ashari. ST., SST., M.Eng.
Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
Source : Karaini, Armaini Akhirson. Pengantar Manajemen Proyek Seri Diktat Kuliah. Depok : Universitas Gunadarma.